Procedura Whistleblowing

Articolo 1. Premessa

Il 30 marzo 2023 è entrato in vigore il Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (di seguito anche “Decreto Whistleblowing”), in attuazione della Direttiva 2019/1937/UE, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali (cd. “whistleblower”).

Articolo 2. Scopo e ambito di applicazione

La presente procedura ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione e gestione delle segnalazioni aventi ad oggetto violazioni di disposizioni normative nazionali e dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di Ondulor S.r.l., di cui i soggetti di seguito individuati siano venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo, nonché di definire misure a tutela del segnalante.

La presente procedura si applica a Ondulor S.r.l. che ne garantisce la corretta e costante applicazione, nonché la massima diffusione interna ed esterna.

Articolo 3. Termini e validità

La presente procedura ha decorrenza dalla data di approvazione del documento. Ogni eventuale successivo aggiornamento, dalla data della sua emissione, annulla e sostituisce tutte le versioni emesse precedentemente.

Tutti gli aggiornamenti di procedura sono identificati da una numerazione progressiva (V1, V2, ecc.); le precedenti versioni sono conservate per consultazione.

Articolo 4. Normativa di riferimento

La presente procedura opera nel rispetto e nei limiti previsti dalla seguente normativa:

• Decreto Legislativo 8 giugno 2021, n. 231 (Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’articolo 11 della Legge 29 settembre 2000, n. 300)
• Legge 30 novembre 2017, n. 179 (Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato)
• Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (Attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali)
• Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la Direttiva 95/46/CE – GDPR)
• Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali)
• Codice Etico di Ondulor S.r.l.

Articolo 5. Definizioni

Alla presente procedura si applicano le seguenti definizioni:

• ANAC: Autorità Nazionale Anticorruzione.
• Contesto lavorativo: le attività lavorative o professionali, presenti o passare, svolte nell’ambito dei rapporti di cui agli artt. 3 e 4 del Dlgs. 24/2023, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.
• Divulgazione pubblica: dichiarazione tramite cui si rendono di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o altri mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un elevato numero di persone.
• Facilitatore: la persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e che opera nel medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.
• Gestore: il soggetto gestore delle segnalazioni effettuate tramite il canale interno.
• Informazioni sulle violazioni: informazioni, adeguatamente circostanziate, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni conseguenti comportamenti, atti od omissioni commessi o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commessi, nonché elementi riguardanti condotte, anche omissive, volte a occultare tali violazioni.
• Persona coinvolta: persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica, come soggetto a cui la violazione è attribuita o comunque riferibile.
• Personale di Ondulor: coloro che sono legati a Ondulor S.r.l. da un rapporto di lavoro subordinato o di prestazione occasionale, nonché i Vertici aziendali e i componenti degli organi sociali.
• Ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.
• Segnalante: la persona fisica che effettua la segnalazione interna o esterna, la denuncia o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
• Segnalazione: la comunicazione, scritta od orale, di informazioni sulle violazioni.
• Segnalazione anonima: segnalazione in cui le generalità del segnalante non sono esplicitate né risultano identificabili in maniera univoca.
• Segnalazione esterna: la comunicazione, scritta od orale, di informazioni sulle violazioni effettuata dal segnalante mediante il canale di segnalazione esterno attivato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC).
• Segnalazione interna: la comunicazione, scritta od orale, di informazioni sulle violazioni effettuata dal segnalante tramite il canale di segnalazione interno attivato da Ondulor S.r.l.
• Terzi: le persone fisiche o giuridiche, diverse dal Personale di Ondulor, che intrattengono, a vario titolo, rapporti di lavoro, di collaborazione o d’affari con Ondulor S.r.l., ivi compresi – a titolo non esaustivo – i clienti, i partner, i fornitori (anche in regime di appalto/subappalto), i lavoratori autonomi, i liberi professionisti, i consulenti, i volontari e i tirocinanti (retribuiti o non retribuiti), ovvero chiunque sia legittimo portatore di interesse nei confronti dell’attività aziendale svolta da Ondulor S.r.l.

Articolo 6. Soggetti segnalanti

I soggetti cui la presente procedura si rivolge sono:

1. i lavoratori subordinati, ivi compresi i lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal Dlgs. 81/2015 e i lavoratori che svolgono prestazioni occasionali (il cui rapporto di lavoro è disciplinato dall’art. 54-bis del D.L. 50/2017, convertito con L. 96/2017);
2. i lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso Ondulor S.r.l., ivi compresi quelli indicati dal Capo I della L. 81/2017, i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 cod. proc. civ. e i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 2 del Dlgs. 81/2015;
3. i liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso Ondulor S.r.l.;
4. i volontari e i tirocinanti (retribuiti o non retribuiti) che prestano la propria attività presso Ondulor S.r.l.;
5. le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza di Ondulor S.r.l., anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, quali i componenti del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale, ecc.

 

Per tutti i suddetti soggetti, la tutela si applica non solo qualora la segnalazione, la denuncia o la divulgazione pubblica avvenga in costanza del rapporto di lavoro o di altro tipo di rapporto giuridico, ma anche durante il periodo di prova e anteriormente o successivamente alla costituzione del rapporto giuridico.

Articolo 7. Oggetto della segnalazione

I soggetti segnalanti sono tenuti ad effettuare segnalazioni di violazioni, compresi i fondati sospetti, consistenti in comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di Ondulor S.r.l., i cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo e che consistono in:

1. Violazioni del diritto nazionale:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del Dlgs. 231/2001; a titolo meramente esemplificativo elenchiamo:
  • • Indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello Stato o di un ente pubblico o dell’Unione Europea per il conseguimento di erogazioni pubbliche, frode informatica in danno dello Stato o di un ente pubblico (ex art. 24 del Dlgs. 231/2001);
    • Delitti informatici e trattamento illecito di dati (ex art. 24-bis del Dlgs. 231/2001);
    • Reati societari (ex art. 25-ter del Dlgs. 231/2001);
    • Reati di abuso di mercato (ex art. 25-sexies del Dlgs. 231/2001);
    • Reati ambientali (ex art. 25-undecis del Dlgs. 231/2001).

2. Violazioni del diritto dell’Unione Europea:

• illeciti commessi in violazione della normativa dell’Unione Europea indicata nell’Allegato 1 al Dlgs. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione (seppur non ricomprese nel citato allegato) relativamente ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (tra cui, a titolo esemplificativo, frodi, corruzione e qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione Europea);
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno dell’Unione Europea (tra cui, a titolo esemplificativo, violazioni in materia di concorrenza e aiuti di stato o di imposta sulle società);
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti (tra cui, a titolo esemplificativo, le pratiche abusive).

 

Le informazioni sulle violazioni possono riguardare anche violazioni non ancora commesse che la persona segnalante, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti. Tali elementi possono anche consistere in irregolarità e anomalie che il segnalante ritiene possano dar luogo a una delle violazioni previste.

Sono escluse dal perimetro di applicazione della presente procedura le segnalazioni inerenti a:

• contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto denuncia che attengono esclusivamente alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate, salvo che siano collegate o riferibili alla violazione di norme o di procedure interne (quali, ad esempio, dissidio tra due dipendenti o doglianze di carattere personale del segnalante);
• violazioni in materia di difesa e sicurezza nazionale;
• violazioni già disciplinate in via obbligatoria da atti dell’Unione Europea o nazionali, come indicati nell’art. 1, comma 2, lettera b) del Dlgs. 24/2023 (in materia di servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza nei trasporti; tutela dell’ambiente), alle quali continua ad applicarsi la disciplina di segnalazione ad hoc.  

Non sono altresì ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite sulla sola base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio).

Resta ferma la disciplina in materia di: i) informazioni classificate; ii) segreto medico e forense; iii) segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali; iv) norme di procedura penale sull’obbligo di segretezza delle indagini; v) disposizioni sull’autonomia e dipendenza della magistratura; vi) difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica; vii) esercizio del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o sindacati.

Articolo 7.1 Caratteristiche della segnalazione

La segnalazione deve essere il più possibile circostanziata al fine di consentirne un’opportuna gestione da parte del soggetto competente. A tal fine, è necessario che risultino chiari:

• la descrizione della violazione oggetto di segnalazione;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

È altresì utile fornire eventuale documentazione che possa fornire elementi di fondatezza della violazione.

Ove quanto segnalato non sia adeguatamente circostanziato, il soggetto competente alla gestione delle segnalazioni potrebbe richiedere al soggetto segnalante elementi integrativi tramite il canale a ciò dedicato, o anche di persona ove il segnalante abbia richiesto un incontro diretto.

Articolo 8. Trasmissione della segnalazione

I destinatari della presente procedura (c.d. soggetti segnalanti) che vengano a conoscenza, nell’ambito del proprio contesto lavorativo, di informazioni su violazioni, compresi i fondati sospetti, consistenti in comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di Ondulor S.r.l., sono tenuti a effettuare una segnalazione attraverso uno dei canali di segnalazione di seguito descritti.

Articolo 8.1 Canale di segnalazione interno

La segnalazione può essere presentata tramite una piattaforma informatica (denominata “Legality Whistleblowing” e accessibile dal sito internet aziendale e disponibile al seguente link: https://ondulor.segnalazioni.net).

La piattaforma consente di effettuare una segnalazione in forma scritta o una segnalazione in forma orale (mediante messaggistica vocale). Nel caso in cui si voglia effettuare una segnalazione, è consentito farlo sia tramite registrazione (nel qual caso il segnalante dovrà inserire un username, un indirizzo e-mail e una password)[1] sia in forma anonima.

In alternativa, il segnalante può richiedere, attraverso la piattaforma “Legality Whistleblowing”, di effettuare una segnalazione orale mediante incontro diretto con il gestore, le cui modalità di svolgimento verranno concordate tra il gestore ed il segnalante.  In tal caso, previo consenso del segnalante, il colloquio verrà documentato a cura del gestore mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale che, il segnalante può verificare, rettificare e confermare mediante sottoscrizione.

La piattaforma garantisce la riservatezza del segnalante, delle persone coinvolte nella segnalazione e dell’eventuale documentazione allegata. Le segnalazioni saranno acquisite e conservate nel rispetto delle previsioni degli articoli 11 e 12 della presente procedura.

Nell’ottica di realizzare con efficacia le finalità della normativa vigente e di salvaguardare l’integrità di Ondulor S.r.l. e tutelare il segnalante, il responsabile della gestione delle segnalazioni (c.d. “gestore”) è un soggetto autonomo esterno alla Società, dotato di specifica formazione. Il gestore è l’unico soggetto abilitato ad accedere alla piattaforma per consultare le segnalazioni ricevute e svolgere le relative attività di verifica.

Articolo 8.2 Canale di segnalazione esterno e divulgazione pubblica

Il segnalante può effettuare una segnalazione esterna, attraverso l’apposito canale attivato dall’ANAC (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing) se, al momento della sua presentazione, ricorra una delle seguenti condizioni:

1. il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi della presente procedura e la stessa non ha avuto seguito;
2. il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito, ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
3. il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Il segnalante può effettuare una divulgazione pubblica, tramite la stampa o mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, qualora ricorra una delle seguenti condizioni:

1. abbia già effettuato una segnalazione sia interna sia esterna, ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non ha avuto alcun riscontro;
2. ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
3. ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto (come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa).

Resta in ogni caso fermo la possibilità per il segnalante di denunciare le violazioni all’Autorità giudiziaria o contabile.

Articolo 9. Gestione della segnalazione tramite canale interno

Articolo 9.1 Ricezione e valutazione preliminare della segnalazione

A seguito della ricezione della segnalazione tramite canale interno, il gestore rilascia al segnalante, mediante la piattaforma, un avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla data di ricezione della segnalazione stessa.

Il gestore delle segnalazioni provvede tempestivamente alla presa in carico e all’analisi preliminare della segnalazione ricevuta. Se necessario, può richiedere al soggetto segnalante ulteriori informazioni o documentazione a supporto.

Le segnalazioni sono preliminarmente valutate e classificate dal gestore in una delle seguenti categorie:

• Rilevante: segnalazione sufficientemente circostanziata e attinente al perimetro della presente procedura da consentire l’avvio delle indagini di riscontro.
• Carente: segnalazione di contenuto insufficiente ad avviare le indagini di riscontro. In tal caso, il gestore deve richiedere al soggetto segnalante ulteriori informazioni, riclassificando la segnalazione come “rilevante” qualora la documentazione venga integrata. Il mancato invio di quanto richiesto da parte del soggetto segnalante non comporta l’automatica archiviazione della segnalazione, essendo il gestore tenuto a valutare le eventuali ragioni sottese al rifiuto (qualora non indicate), nonché a verificare la possibilità di ottenere le informazioni necessarie mediante il ricorso ad altri canali.
• Non pertinente: segnalazione non riconducibile a violazioni ammissibili di cui alla presente procedura o effettuata da soggetti non rientranti nel campo dei soggetti segnalanti.

Al termine della fase di valutazione preliminare, laddove la segnalazione sia classificabile come “rilevante” o “carente”, il gestore procede con l’avvio delle verifiche interne al fine di raccogliere ulteriori informazioni di dettaglio per appurare la fondatezza dei fatti segnalati e identificare le successive attività di indagine. Qualora la segnalazione risulti “non pertinente”, il gestore procede all’archiviazione della segnalazione.

Articolo 9.2 Verifiche e indagini interne

Nell’ambito delle attività di indagine, il gestore delle segnalazioni potrà svolgere ogni verifica ritenuta necessaria e opportuna a tal fine, ivi compresa l’audizione del segnalante, della persona coinvolta nella presunta violazione e di eventuali altri soggetti che possano riferire circostanze utili ai fini delle indagini.

Ove necessario, il gestore potrà avvalersi del supporto di funzioni aziendali adeguatamente qualificate, nonché coinvolgere consulenti esterni alla Società qualora fosse necessario un supporto di natura specialistica (tecnica, legale, ecc.).

A conclusione dell’attività di indagine, il gestore redige un rapporto scritto da cui risultano:

• elementi descrittivi della violazione;
• verifiche svolte e relative valutazioni;
• eventuali indicazioni in merito alle necessarie azioni correttive da adottare sulle aree e/o sui processi aziendali esaminati;
• esito e conclusone dell’analisi.

Il gestore della segnalazione, sulla base del rapporto scritto redatto:

• qualora ravvisi elementi di fondatezza della segnalazione, relaziona alle funzioni aziendali competenti perché queste individuino e intraprendano le conseguenti azioni (anche disciplinari e/o giudiziali) di loro esclusiva pertinenza;
• qualora ravvisi elementi di manifesta infondatezza della segnalazione, ne dispone l’archiviazione con adeguata motivazione.

Il gestore fornisce al soggetto segnalante, mediante la piattaforma, informazioni circa il seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione.

Articolo 9.3 Segnalazioni riguardanti il Vertice Aziendale

In caso di segnalazioni che riguardino i soggetti deputati a decidere di eventuali misure disciplinari o altre azioni, il gestore coinvolge il Presidente del Consiglio di Amministrazione o l’Amministratore Delegato al fine di coordinare e definire il successivo processo di indagine. Qualora la segnalazione riguardi il Presidente del Consiglio di Amministrazione o l’Amministratore Delegato, il gestore ne dà comunicazione immediata al Sindaco Unico. Qualora, invece, la segnalazione riguardi il Sindaco, il gestore ne dà comunicazione immediata al Presidente del Consiglio di Amministrazione.

Articolo 9.4 Informativa periodica

Gli esiti delle valutazioni di tutte le segnalazioni ricevute confluiranno in una reportistica ad hoc che sarà oggetto di informativa su base periodica al Consiglio di Amministrazione. Il gestore comunicherà esclusivamente i contenuti della segnalazione, espungendo tutti i riferimenti dai quali sia possibile risalire, anche indirettamente, all’identità del segnalante e degli altri soggetti la cui identità va tutelata.

L’Amministratore Delegato provvederà ad informare l’organo di controllo, ovvero il Sindaco Unico, qualora vi siano segnalazioni rilevanti.

Articolo 10. Trattamento dei dati personali

Ogni trattamento di dati personali è effettuato nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del Dlgs. 24/2023 e in conformità alla normativa sulla protezione dei dati personali di cui al Regolamento (UE) 2016/679 e al Dlgs. 196/2003. I dati personali manifestamente non utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se accidentalmente raccolti, sono cancellati tempestivamente.

Ai possibili interessati, viene resa un’informativa sul trattamento dei dati personali (allegata al presente documento) attraverso la pubblicazione sulla piattaforma, che rende informazioni circa le finalità e le modalità del trattamento, la durata della conservazione, le categorie dei destinatari cui i dati possono essere comunicati nell’ambito della gestione e i diritti riconosciuti al segnalante.

La documentazione viene conservata attuando misure tecniche e organizzative adeguate al fine di impedire la loro perdita, distruzione o danno accidentali nel rispetto dei principi di integrità e riservatezza di cui al Regolamento (UE) 2016/679.

Articolo 11. Conservazione della documentazione

Le segnalazioni interne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo strettamente necessario al trattamento della segnalazione e all’assolvimento degli obblighi di legge e, comunque, per un periodo non superiore a cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, o fino a conclusione del procedimento giudiziale o disciplinare eventualmente conseguito nei confronti del segnalato o del segnalante, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del Dlgs. 24/2023.

Articolo 12. Tutele e misure di protezione

Ondulor S.r.l. tutela il segnalante garantendo la riservatezza sulla sua identità e prevedendo espressamente il divieto di atti di ritorsione per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione, coerentemente con quanto previsto dal Dlgs. 24/2023.

Articolo 12.1 Tutela della riservatezza del segnalante

È garantita la riservatezza dell’identità del segnalante, del segnalato, degli eventuali facilitatori e degli altri soggetti menzionati nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della documentazione a essa allegata.

Fatti salvi gli obblighi di legge, l’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non può essere rivelata, senza l’espresso consenso del segnalante, a soggetti diversi da quelli competenti a ricevere e gestire le segnalazioni, come identificati nella presente procedura ed espressamente autorizzati a trattare tali dati ex artt. 29 e 32 del Regolamento (UE) 2016/679.

Inoltre, si fa presente che:

• nell’ambito del procedimento penale, l’identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 cod. proc. pen.;
• nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei Conti, l’identità del segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria;
• nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa del soggetto incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del segnalante alla rivelazione della propria identità.

L’identità del segnalato, del facilitatore e delle persone comunque coinvolte e menzionate nella segnalazione sono tutelate fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, con le medesime garanzie previste per il segnalante.

Nel rispetto dei principi di limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

Articolo 12.2 Divieto di ritorsione

Nei confronti del soggetto segnalante è vietato il compimento di atti ritorsivi, intesi come qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in cagione della segnalazione (interna e/o esterna), della denuncia o della divulgazione pubblica, che provoca o può provocare al segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

Gli atti ritorsivi eventualmente posti in essere in ragione della segnalazione sono nulli. I soggetti che sono stati licenziati a causa della segnalazione (interna e/o esterna), della denuncia o della divulgazione pubblica hanno diritto ad essere reintegrati nel posto di lavoro.

La tutela contro gli atti di ritorsione di cui sopra si applica in presenza delle seguenti condizioni:

• al momento della segnalazione (interna e/o esterna) o della denuncia o divulgazione pubblica, il segnalante/denunciante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalante, denunciate o divulgate pubblicamente, fossero vere e rientrassero nell’ambito oggetto di applicazione della presente normativa;
• la segnalazione (interna e/o esterna) o divulgazione pubblica è stata effettuata nel rispetto delle modalità previste dalla presente procedura all’articolo 8.

La tutela è prevista anche nei casi di segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica anonime, se il segnalante è stato successivamente identificato e ha subito ritorsioni.

La tutela è riconosciuta, oltre al soggetto segnalante, anche a quei soggetti che potrebbero essere destinatari di atti ritorsivi, intrapresi anche indirettamente, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante, ovvero:

• al facilitatore, ovvero alla persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
• alle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, o di chi effettua una denuncia o una divulgazione pubblica, che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• ai colleghi di lavoro del segnalante, o di chi effettua una denuncia o una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo dello stesso o che hanno con questi un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà, in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi, del segnalante o di chi effettua una denuncia o una divulgazione pubblica;
• enti presso i quali il segnalante, o chi effettua una denuncia o una divulgazione pubblica, lavora;
• enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante, o di chi effettua una denuncia o una divulgazione pubblica.  

Chi ritiene di aver subito ritorsioni in ragione della segnalazione può comunicarlo ad ANAC per i provvedimenti sanzionatori di sua competenza.

La tutela contro gli atti ritorsivi non trova applicazione quando sia accertata anche con sentenza di primo grado:

1. la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnio o diffamazione o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia, ovvero
2. la responsabilità civile del segnalante, per aver riferito informazioni false riportate intenzionalmente con dolo o colpa grave.

Nei casi di accertamento di dette responsabilità, al soggetto segnalante è applicata una sanzione disciplinare.

Articolo 13. Sistema disciplinare

L’eventuale mancato rispetto di quanto contenuto nella presente procedura può comportare l’irrogazione di sanzioni disciplinari. Nello specifico, sono passibili di sanzione:

1. il segnalante che abbia effettuato segnalazioni con dolo o colpa grave o che si dovessero rivelare false, infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la Società, il segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione;
2. il soggetto che abbia violato l’obbligo di riservatezza a tutela del segnalante;
3. il soggetto che abbia ostacolato o tentato di ostacolare la segnalazione;
4. il soggetto che si sia reso responsabile di atti di ritorsione.

Articolo 14. Informazione e diffusione

La presente procedura è diffusa tramite:

• pubblicazione sul canale di segnalazione interno (piattaforma);
• pubblicazione sul sito aziendale;
• pubblicazione sulla bacheca aziendale;
• invio tramite posta elettronica.

Ondulor S.r.l. promuove un’attività di comunicazione e formazione in merito alla presente procedura, per assicurare la sua efficace applicazione e la più ampia conoscenza della disciplina in materia di segnalazioni.

Articolo 15. Revisione e aggiornamento

La Società riesamina su base periodica ed eventualmente aggiorna la presente procedura per garantirne il costante allineamento alla prassi aziendale e alla normativa di riferimento.

Articolo 16. Allegati

ALLEGATO 1 - INFORMATIVA SULLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Informativa resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento 2016/679/UE (GDPR) allo scopo di fornire all’interessato e agli altri soggetti coinvolti indicazioni circa il trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito della gestione delle segnalazioni (whistleblowing).

1. PREMESSA

La presente informativa descrive le modalità di gestione del sito https://ondulor.segnalazioni.net (di seguito “Piattaforma”) in relazione al trattamento dei dati personali degli utenti che lo utilizzano e/o lo consultano.

I dati forniti al momento della registrazione e/o nel contenuto delle segnalazioni saranno trattati secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti degli interessati, nel rispetto degli obblighi imposti dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali e previsti dal Dlgs. 24/2023 in materia di whistleblowing.

La registrazione alla Piattaforma (e il conseguente rilascio dei dati personali del segnalante) non è obbligatoria, in quanto è possibile effettuare una segnalazione anonima, nel qual caso non vi sarà alcun trattamento di dati personali.

La presente informativa si applica alle persone segnalanti, ai segnalati, ai facilitatori e a tutti i soggetti a qualsiasi titolo coinvolti e/o menzionati nella segnalazione o nella gestione della stessa.

2. CATEGORIE DI DATI PERSONALI E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

La Piattaforma tratterà esclusivamente i dati personali forniti dall’interessato in fase di registrazione e i dati comunicati tramite la segnalazione. Le informazioni raccolte potranno riguardare: dati anagrafici, di contatto e identificativi del segnalante e del/i segnalato/i, nonché ulteriori dati (anche particolari o giudiziari) eventualmente forniti dal segnalante nell’ambito della segnalazione e/o della gestione della stessa.

I dati personali acquisiti mediante la Piattaforma saranno trattati al fine di assicurare la corretta e completa gestione delle segnalazioni in conformità alla normativa vigente, nonché lo svolgimento dell’attività istruttoria necessaria a verificare la fondatezza del/i fatto/i oggetto di segnalazione.

3. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

La base giuridica che legittima il trattamento è costituita dal rispetto degli obblighi di legge, dal legittimo interesse del Titolare del trattamento, nonché dal consenso del segnalante (espresso cliccando sull’apposito pulsante dopo aver preso visione della presente informativa).

4. MODALITÀ DI TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato con strumenti informativi e telematici con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità sopra indicate e comunque in modo da garantire la sicurezza, l’integrità, la riservatezza e l’eventuale anonimato dei dati stessi, attraverso l’adozione di adeguate misure di sicurezza.

5. DURATA DEL TRATTAMENTO

I dati personali acquisiti mediante le segnalazioni saranno conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione delle stesse e all’assolvimento degli obblighi di legge e, comunque, per un periodo non superiore a 5 anni dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. 

6. DESTINATARI

I dati personali raccolti nell’ambito delle segnalazioni potranno essere resi accessibili o comunicati, oltre che al gestore del canale di segnalazione (debitamente autorizzato dal Titolare del Trattamento), a soggetti pubblici o privati, persone fisiche o giuridiche, di cui il Titolare si avvalga per lo svolgimento delle attività strumentali al raggiungimento delle finalità di cui sopra o a cui il Titolare sia tenuto a comunicare i dati, in forza di obblighi legali o contrattuali (ad esempio istituzioni e/o autorità pubbliche, autorità giudiziaria, o consulenti esterni eventualmente coinvolti nell’accertamento dei fatti segnalati ovvero nello svolgimento di interventi di audit, in funzione della rilevanza e della tipologia di segnalazione).

In nessun caso, i suddetti dati potranno essere diffusi ad altri destinatari, fatte salve le comunicazioni effettuate in ottemperanza a specifiche prescrizioni di legge.

7. DIRITTI DELL’INTERESSATO

Ai sensi di quanto previsto dal Regolamento 2016/679/UE, in qualsiasi momento l’interessato può esercitare i seguenti diritti:

1. ottenere l’accesso ai propri dati personali e ricevere conferma dell’esistenza o meno degli stessi, nonché di conoscerne il contenuto, l’origine, l’ubicazione geografica e di chiederne copia;
2. ottenere indicazioni delle finalità e delle modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, degli estremi identificativi del titolare e dei responsabili, nonché dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali potranno essere comunicati;
3. verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione, l’aggiornamento, la rettifica, la limitazione del trattamento, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco, nonché di opporsi in ogni caso al loro trattamento;
4. revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Per l’esercizio dei predetti diritti è possibile rivolgersi al Titolare del Trattamento, inviando una richiesta all’indirizzo e-mail indicato al punto 8.

L’interessato ha comunque diritto a proporre reclamo all’Autorità giudiziaria o al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenga che il trattamento dei dati che lo riguardano non è effettuato conformemente alle disposizioni di cui al Regolamento 2016/679/UE.

8. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del Trattamento è Ondulor S.r.l. con sede legale in Zona Ind.le, Via Marongiu – 09096 Santa Giusta (OR). Il Titolare del Trattamento può essere contattato ai seguenti indirizzo e-mail: info@ondulor.it

9. RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO

Il Responsabile del Trattamento, a ciò designato dal Titolare, è il gestore del canale di segnalazione.